Zodra je één medewerker in dienst neemt, verandert je administratie. Loon berekenen, premies afdragen, een loonstrook maken, verlof bijhouden, en dat elke maand opnieuw. De meeste kleine ondernemers besteden dat uit, en betalen daar honderd tot driehonderd euro per maand voor.
Een deel van dat werk is rekenwerk dat software prima kan. Een ander deel niet. Het verschil kennen scheelt je geld, en voorkomt dat je halverwege ontdekt dat je iets zelf moet doen.
Drie handelingen die vaak op één hoop gaan
Als mensen zeggen "mijn loonadministratie", bedoelen ze eigenlijk drie dingen die technisch los van elkaar staan.
- Het loon berekenen en de loonstrook maken. Dat is rekenwerk op basis van je cao, het contract en de premies.
- De loonkosten in je boekhouding zetten. Dat is één boeking per maand: brutoloon, werkgeverslasten, af te dragen heffingen.
- De loonaangifte bij de Belastingdienst. Dat is de afdracht zelf, via een aparte gecertificeerde koppeling.
Emma doet de eerste twee. De derde niet.
EmmaLoont rekent, maakt de strook en boekt. De aangifte doe je zelf of laat je bij je kantoor.
Waarom die aangifte er niet in zit
Aangifte doen bij de Belastingdienst vraagt een gecertificeerde verbinding. Dat is geen knop die je even bouwt. Zolang die er niet is, zeggen we dat, want dit is precies het soort detail waar je in maand twee achter komt en dan boos over bent.
De praktische kant valt mee. Heb je tien of minder werknemers, dan mag je de aangifte zelf doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Veel ondernemers laten alleen dat stukje bij hun administratiekantoor liggen, wat een stuk goedkoper is dan de hele loonadministratie uitbesteden.
De cao staat ernaast, niet in de weg
Emma leest openbare cao-loontabellen in en bewaart ze per versie. Leg je een contract vast, dan zie je de bijbehorende schaal ernaast staan. Zit je eronder, dan krijg je een waarschuwing.
Een waarschuwing, geen blokkade. Er zijn legitieme redenen voor een afwijkend bedrag: een andere urenbasis, een andere functie, afspraken die ouder zijn dan de laatste cao-ronde. Emma is geen poortwachter van jouw arbeidsvoorwaarden. Ze zorgt er alleen voor dat je het bewust doet in plaats van per ongeluk.
Volg je helemaal geen cao, dan kan dat ook. Je legt het contract dan vast zonder schaal ernaast.
Wat er verder in zit
- Een proforma-loonstrook voordat iemand in dienst is, zodat je in het gesprek kunt laten zien wat hij netto overhoudt.
- De loonronde: voorbereiden, controleren, en de stroken als PDF naar je mensen.
- Verlof aanvragen en goedkeuren, ziekmeldingen in- en uitmelden, declaraties indienen en afhandelen.
- Een eigen inlog voor je medewerkers, waarin ze hun eigen strook zien en niets van collega's.
- De loonjournaalpost, die doorboekt naar je boekhouding of eruit komt als CSV als je EmmaBoekt niet hebt.
Voor wie dit uitkomt
Voor de ondernemer met een paar mensen in dienst die het rekenwerk kwijt wil maar de controle wil houden. Betaal je nu een bureau voor het geheel, dan is de eerlijke vergelijking niet "negentien euro tegen tweehonderd". Het is "negentien euro plus wat je kantoor rekent voor alleen de aangifte" tegen tweehonderd. Vaak scheelt dat nog steeds flink, maar reken het even door voordat je overstapt.
Meer hierover: EmmaLoont, je personeelsadministratie, EmmaBoekt, waar de loonjournaalpost landt en EmmaVindt om nieuw personeel te vinden.
