Inkomende facturen verwerken is het werk waar niemand voor kiest. Een stapel bonnen, een pakket dat om een grootboekrekening vraagt, en de vage twijfel of je die tankbeurt vorige maand ook zo geboekt hebt.
Vier stappen, en één ervan is van jou
Je sleept een PDF of een foto in je inbox. Emma leest wie de leverancier is, wat het bedrag is, welke btw erop zit en wat de datum is. Daarna stelt ze een grootboekrekening voor, met de reden erbij: meestal omdat je die leverancier eerder zo geboekt hebt.
Dan komt de stap die veel software overslaat. Voordat er iets in je boekhouding belandt, kun je eerst laten zien wat de boeking zou worden. Een droogloop. Klopt het, dan bevestig je. Klopt het niet, dan pas je het aan.
Emma stelt voor, jij bevestigt. Er wordt nooit iets automatisch geboekt.
Waarom niet gewoon automatisch?
Omdat het jouw boekhouding is en jij ervoor tekent. Automatisch boeken gaat prima tot het misgaat, en dan zit de fout drie maanden diep in je administratie voordat iemand hem ziet. Terugdraaien kost meer tijd dan het bevestigen ooit heeft bespaard.
Er zit ook een praktische kant aan. Emma herkent een bekende leverancier goed, een onbekende redelijk, en een factuur die afwijkt van je gewoonte minder goed. Juist bij die laatste wil je zelf even kijken. Bevestigen is één klik; corrigeren is een keuze die je alleen maakt als het nodig is.
Waar je bon daarna blijft
De boeking gaat naar je boekhoudpakket, en de bon zelf naar je digitale archief. Dat laatste loopt via een omweg: e-Boekhouden.nl heeft geen manier om via de koppeling een PDF mee te sturen. Dat hebben we uitgezocht en het bestaat simpelweg niet. Dus stuurt Emma je bon naar het archiefadres van je eigen administratie, waar hij wordt bewaard zonder opnieuw geboekt te worden.
Het is een omweg, en we vertellen hem liever dan dat je er zelf achter komt.
Facturen in een andere valuta
Krijg je een factuur in dollars of ponden, dan rekent Emma die om naar euro tegen de koers van de factuurdatum. De originele valuta en de gebruikte koers blijven in de omschrijving staan, zodat je later kunt zien hoe het bedrag tot stand kwam. Dat moet ook zo: de Belastingdienst wil je boekhouding in euro's, en boekhoudpakketten accepteren niets anders.
Wat je wint is niet dat de boekhouding verdwijnt. Wat je wint is dat je er niet meer voor hoeft in te loggen, na te denken over de juiste rekening, of te zoeken waar je die bon ook alweer gelaten hebt.
Zo werkt dit in EmmaBoekt, de schil om e-Boekhouden.nl, EmmaWaakt, dat op die boekingen meeleest en hoe we met je gegevens omgaan.
